La Gerencia Informática de la Seguridad Social (GISS), unidad de soporte y servicios tecnológicos

Carlos Escudero, gerente de Informática de la Seguridad Social

Carlos Escudero, gerente de Informática de la Seguridad Social

Celebramos el cuarenta aniversario del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) y de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS),  organismos referentes de la protección social en España que han sabido apoyar su gestión en el uso inteligente de las Tecnologías de la Información y de las comunicaciones para ofrecer el mejor servicio posible a ciudadanos y empresas. En esta andadura, han estado acompañadas por la Gerencia Informática de la Seguridad Social (GISS) como unidad de soporte y servicios tecnológicos.

En estas cuatro décadas se han producido profundos cambios sociales y técnicos que han transformado el modelo de servicio de la Seguridad Social desde su origen a finales de los años 70, cuando la informática era aún una disciplina emergente, hasta hoy en día en el que la Seguridad Social ofrece todos sus servicios de forma electrónica.

Durante la década de los 80, el INSS asume el reto de reducir los tiempos en la tramitación de los expedientes de prestaciones para evitar la interrupción de la percepción de rentas a los ciudadanos. La tecnología ayuda a conseguir el objetivo del pago de la prestación en el mes siguiente al reconocimiento del derecho.

Por entonces, la TGSS trabajaba en un proceso de digitalización masiva de documentos de cotización ya que su volumen crecía a un ritmo anual del 30%. Los almacenes rebosaban de documentos en papel que podían deteriorarse o extraviarse. El objetivo era preservar los datos y se decidió centralizar en un único departamento todas las tareas de introducción de datos para aumentar la productividad y la calidad del sistema. Así nace el CENDAR en 1993 con dos misiones primordiales: reducir al máximo el papel y potenciar el incipiente sistema de Remisión Electrónica de Documentos (RED).

Por su parte la GISS investigaba nuevas fórmulas de avance tecnológico; las grandes dimensiones físicas de las bases datos y la complejidad en la gestión impulsaron a construir el Sistema de Información Laboral (SIL), una solución informática global a las necesidades de la Seguridad Social, apoyada en una base de datos común, capaz de ofrecer nuevas oportunidades y servicios.

A mediados de los 90, se introducen los ordenadores personales y las redes de trabajo en la Seguridad Social (Proyecto SILUETA), dotando a los trabajadores públicos de nuevas herramientas ofimáticas y la posibilidad compartir documentos para mejorar la productividad en las oficinas.

Durante los mismos años la TGSS impulsa el primer sistema de analítica de datos, el sistema “Q”, que permite formular preguntas libres a la base de datos. Este procedimiento supone un cambio revolucionario en el uso de herramientas de análisis de datos para la toma de decisiones.

A finales de la década, la TGSS y el INSS impulsan nuevos canales de comunicación con la puesta en marcha de la página web de la Seguridad Social, ofreciendo por primera vez información y servicios al ciudadano a través de Internet.

Con el cambio de milenio, el efecto 2000 y la entrada del euro obligan a la revisión completa de los sistemas de información de la Seguridad Social. En esta época, el sistema RED comienza a utilizar internet como mecanismo de comunicación, lo que convierte a la Seguridad Social en un referente de gestión en la administración pública.

En un proceso continuo de mejora, nace la arquitectura Pros@ con la ambición de proporcionar una infraestructura flexible para desarrollar las aplicaciones en el siglo XXI; se añaden capacidades comunes a las aplicaciones de la Seguridad Social como son la utilización flujos de trabajo, integración de la ofimática y la firma electrónica, todo ello con una presentación más moderna.

La Administración Electrónica

En 2009, la TGSS inicia la digitalización masiva de expedientes, lo que permite su consulta desde cualquier administración que lo requiera, mejorando la eficiencia y la agilidad en la gestión. Se han digitalizado y clasificado el 70% de los expedientes administrativos, lo que supone 226 millones de documentos. Asistimos al comienzo de la sustitución del papel por el uso de medios electrónicos.

De forma paralela, la Seguridad Social apuesta por complementar los servicios presenciales con el empleo de medios electrónicos en su relación con ciudadanos y empresas. Se impulsan los servicios de atención telefónica, que combinan la atención por operadores con el uso de herramientas especializadas (CRM).

Asimismo, se impulsa un nuevo sistema de gestión documental para dar soporte a los cada vez más numerosos documentos en formato electrónico, que terminará integrándose con SARTIDO, el sistema del INSS que durante más de 20 años ha sido pionero de la gestión documental en la Administración Pública.

En 2010 se inaugura la Sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social como punto principal de contacto con los ciudadanos por medios electrónicos. Se trata de un portal accesible que ofrece información de utilidad y permite al ciudadano realizar sus gestiones sin necesidad de desplazarse a una de sus  oficinas.

Fruto de la experiencia de todos estos años, en 2014 la GISS pone en marcha, junto a otros organismos de la AGE, el proyecto Cl@ve un sistema común de identificación con el que los ciudadanos pueden acceder a los servicios electrónicos de todas las Administraciones Públicas, a la vez que proporciona un servicio seguro de firma electrónica en la nube.

Cl@ve está íntimamente ligado a la iniciativa Tu Seguridad Social del INSS, un portal sencillo, intuitivo, pensado para facilitar al ciudadano la realización de los trámites más habituales en razón a su perfil y ofrecerle información personalizada.

Otro de los grandes hitos recientes, impulsado por la TGSS, es el Sistema de Liquidación Directa un nuevo método de cotización través del uso intensivo de medios telemáticos. Con este sistema se pasa de un modelo de autoliquidación en las cotizaciones a un modelo de facturación a las empresas cotizantes, a la vez que se minimizan los errores, aumenta la transparencia y se elimina la necesidad de actuaciones presenciales y en soporte papel.

En 2015, la TGSS puso en marcha una iniciativa de lucha contra el empleo irregular y el fraude, que tiene como uno de sus objetivos identificar empresas que simulan una actividad para perfeccionar irregularmente el derecho a cobrar una prestación del sistema (desempleo o maternidad).  El sistema utiliza técnicas analíticas de datos y modelos predictivos que también han sido utilizados con éxito por el INSS en la mejora de la gestión de la incapacidad temporal por las inspecciones médicas.

En esta línea, el INSS acaba de poner en marcha la Tarjeta Social Universal, proyecto que recoge el mapa de prestaciones sociales financiadas con recursos públicos. El objetivo es ofrecer información actualizada a ciudadanos y administraciones y posibilitar  análisis de escenarios para la mejora de las políticas públicas.

Finalmente, en los últimos años la Seguridad Social está realizando un importante esfuerzo para cumplir con lo dispuesto en las Leyes 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, que establecen el carácter electrónico del procedimiento Administrativo.

Transformación Digital. El futuro que nos espera.

Todos estos proyectos e iniciativas muestran el uso inteligente que han hecho la TGSS y el INSS de las tecnologías de la información durante estas cuatro décadas, utilizando estas como palanca para la innovación y la mejora en la Administración de la Seguridad Social.

Sin embargo, los mayores cambios están aún por venir. Están emergiendo nuevas tendencias tecnológicas como son los llamados servicios en la nube, los dispositivos móviles cada vez más potentes, la generalización de las redes sociales, la capacidad de análisis de grandes volúmenes de datos o la Inteligencia artificial que conforman un nuevo panorama en el que los ciudadanos han adquirido nuevos hábitos y expectativas en la utilización de los servicios digitales en su ocio, en su relación con las empresas y también con las Administraciones Públicas.

La Seguridad Social debe ser capaz de mantener su liderazgo y excelencia en Administración electrónica en este nuevo escenario digital y cambiante, para lo que es necesario afrontar grandes retos como mantener la capacidad de innovación, retener el conocimiento y gestionar el cambio cultural, organizativo y tecnológico, desafíos que sólo pueden superarse desde el esfuerzo coordinado y colaborativo de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social.

El camino de la transformación digital ha comenzado y requiere una planificación estratégica común. El INSS, la TGSS y la GISS han sido compañeros imprescindibles en estos cuarenta años y han formado un equipo compacto con la tecnología como motor decisivo para llevar adelante las líneas de actuación de la Seguridad Social. Estamos en un proceso de transición desde una Seguridad Social orientada a procesos y servicios a una Seguridad Social predictiva que se adelanta a las necesidades de ciudadanos y empresas; una administración pública accesible, renovada y adaptada al mundo digital.

Que este sea nuestro camino los próximos 40 años.

Carlos Escudero, gerente de Informática de la Seguridad Social